Rakennusprojekteissa budjetti on aina keskiössä. Siihen nojaavat kaikki osapuolet. Asiakas, urakoitsija, suunnittelijat, rahoittajat. Silti budjetti on usein se osa-alue, joka ensimmäisenä menee metsään. Yleensä ei siksi, että kustannukset olisivat jotenkin arvaamattomia, vaan siksi, että suunnittelu on tehty puutteellisesti.
Tässä kirjoituksessa puretaan, miksi budjetit rakennushankkeissa pettävät ja mitä voidaan tehdä, jotta ne eivät petä.
Liian usein budjetti muodostuu hätäisesti. Joko hintalapun perusteella tai vanhojen projektien pohjalta, joita ei ole kunnolla analysoitu. Arvio saattaa perustua haluun saada projekti myytyä tai käyntiin nopeasti. Tämä kostautuu myöhemmin, kun luvut eivät kestäkään todellisuutta.
Budjetointi on onnistuneen projektin kulmakivi. Sen pohjaksi tarvitaan realistinen ja teknisesti riittävä suunnitelma. Arvaus ei riitä.
Budjetoinnin taustalla tulisi aina olla:
· Selkeä määrittely siitä, mitä projektissa ollaan tekemässä
· Tekniset suunnitelmat, jotka ovat vähintään riittävällä tasolla
· Materiaalivalinnat ja toteutustavat, jotka on sovittu
· Ennakointi tyypillisistä riskeistä ja muuttujista
· Ymmärrys aikataulun vaikutuksista kustannuksiin
Kun nämä elementit ovat kunnossa, budjetti ei ole pelkkä hinta. Se on projektiin liittyvä suunnitelma numeroiden muodossa.
Rakennusprojektit sisältävät aina epävarmuustekijöitä. Maaperä voi yllättää, rakenteista voi löytyä ongelmia, aikataulut voivat venyä. Näitä ei voi täysin välttää, mutta niihin voi ja pitää varautua.
Hyvä budjetti sisältää riskivarauksia. Niitä ei pidä nähdä turhana ilmaa, vaan ammattimaisena tapana suojata projektia epävakaudelta. Puskuri ei ole merkki siitä, ettei tiedetä. Vaan siitä, että ymmärretään.
Rakentamisessa viestinnän epäselvyys aiheuttaa usein enemmän kustannuksia kuin itse rakentaminen. Jos asiakkaalla, suunnittelijalla ja toteuttajalla on eri käsitys budjetin sisällöstä, ongelmat ovat käytännössä varmoja.
Siksi on tärkeää, että budjetti ei ole vain tekninen laskelma vaan myös viestinnällinen väline: Mitä kuuluu hintaan? Mitä ei kuulu? Mitä voi tulla vastaan? Miten niihin varaudutaan?
Kun tämä on kirkasta kaikille alusta alkaen, budjetti ei petä. Eikä luottamus horju.
Budjetin epäonnistuminen ei ole sattumaa. Se on seuraus puutteellisesta suunnittelusta, epärealistisista odotuksista tai liian optimistisesta ajattelusta. Hyvä budjetti syntyy faktojen, kokemuksen ja avoimuuden pohjalta.
Se ei ole pelkkä rivi paperilla. Se on rakennusprojektiin sisäänrakennettu taloudellinen suunnitelma, jonka onnistuminen vaikuttaa kaikkeen muuhun ja toisinpäin.
